ΔΙΑΡΚΗΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
Για την υποβοήθηση της εξασφάλισης του µέλλοντος μιας επιχείρησης και της ικανοποίησης των ενδιαφεροµένων µερών, η Διοίκηση θα πρέπει να καλλιεργήσει µια κουλτούρα η οποία εµπλέκει ενεργά το προσωπικό στην αναζήτηση ευκαιριών για βελτίωση της επίδοσης στις διεργασίες, στις δραστηριότητες και στα προϊόντα.
Για την ενεργό συµµετοχή του προσωπικού, η Ανώτατη Διοίκηση θα πρέπει να δηµιουργήσει ένα περιβάλλον όπου εκχωρούνται αρµοδιότητες, ούτως ώστε το προσωπικό να ενθαρρύνεται και να αποδέχεται την ευθύνη να εντοπίζει ευκαιρίες, στις περιπτώσεις όπου ο οργανισµός µπορεί να βελτιώσει την επίδοσή του. Αυτό µπορεί να επιτευχθεί µε δραστηριότητες, όπως:
- ο καθορισµός αντικειµενικών σκοπών για το προσωπικό, για τα έργα και για την επιχείρηση,
- η συγκριτική αξιολόγηση της επίδοσης των προµηθευτών και η άριστη πρακτική,
- η αναγνώριση και η ανταµοιβή για την επίτευξη της βελτίωσης, και
- τα συστήµατα υποβολής προτάσεων, συµπεριλαµβανοµένης της έγκαιρης αντίδρασης της Διοίκησης.
Για την παροχή µιας δοµής για τις δραστηριότητες βελτίωσης, η Ανώτατη Διοίκηση θα πρέπει να καθορίζει και να θέτει σε εφαρμογή µια διεργασία για διαρκή βελτίωση, η οποία να µπορεί να εφαρµοστεί στις διεργασίες και στις δραστηριότητες υλοποίησης και υποστήριξης. Για την εξασφάλιση της αποτελεσµατικότητας και της αποδοτικότητας της διεργασίας βελτίωσης, θα πρέπει να εξετάζονται οι διεργασίες υλοποίησης και υποστήριξης µε βάση:
· την αποτελεσµατικότητα (όπως εξερχόµενα που ικανοποιούν απαιτήσεις),
· την αποδοτικότητα (όπως πόροι ανά µονάδα, µε όρους το χρόνο και τα χρήµατα),
· τα εξωτερικά αποτελέσµατα (όπως νοµικές και κανονιστικές αλλαγές),
· τις εν δυνάµει αδυναµίες (όπως έλλειψη ικανοτήτων και συνοχής),
· τις ευκαιρίες να εφαρµοστούν καλύτερες µέθοδοι,
· τον έλεγχο των προσχεδιασµένων και των µη σχεδιασµένων αλλαγών, και
· τη µέτρηση των προσχεδιασµένων οφελών.
Αυτή η διεργασία για διαρκή βελτίωση θα πρέπει να χρησιµοποιείται ως ένα εργαλείο για τη βελτίωση της εσωτερικής αποτελεσµατικότητας και αποδοτικότητας της επιχείρησης, καθώς επίσης και για τη βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών και των άλλων ενδιαφεροµένων µερών.
Η Διοίκηση θα πρέπει να υποστηρίζει βελτιώσεις υπό µορφή συνεχών, βήµα-βήµα δραστηριοτήτων, οι οποίες αποτελούν τµήµα των υφιστάµενων διεργασιών, καθώς επίσης και ριζοσπαστικές ευκαιρίες,προκειµένου να αποκοµίσει το µέγιστο όφελος για την επιχείρηση και τα ενδιαφερόµενα µέρη.
Υπάρχουν δύο θεµελιώδεις τρόποι για την εφαρμογή της διεργασίας της διαρκούς βελτίωσης, ως ακολούθως:
α) ριζοσπαστικά έργα τα οποία είτε οδηγούν σε αναθεώρηση και βελτίωση των υφιστάµενων διεργασιών ή τη θέση σε εφαρµογή νέων διεργασιών. Τα έργα αυτά συνήθως εκτελούνται από οµάδες µε πρόσωπα από αντιπροσωπευτικά τµήµατα της επιχείρησης, εκτός των συνήθων καθηκόντων τους,
β) βήµα προς βήµα συνεχείς δραστηριότητες βελτίωσης, που εκτελούνται εντός των υφιστάµενων διεργασιών από το προσωπικό.
Τα ριζοσπαστικά έργα συνήθως εµπεριέχουν σηµαντικό επανασχεδιασµό των υφιστάµενων διεργασιών και θα πρέπει να περιλαµβάνουν:
§ τον προσδιορισµό των αντικειµενικών σκοπών και ένα περίγραµµα του έργου βελτίωσης,
§ την ανάλυση των υφιστάµενων διεργασιών (η διεργασία «όπως είναι» - .asitis.) και την υλοποίηση ευκαιριών για βελτίωση,
§ τον προσδιορισµό και τη σχεδίαση της βελτίωσης των διεργασιών,
§ τη θέση σε εφαρµογή της βελτίωσης,
§ την επαλήθευση και την επικύρωση της βελτίωσης των διεργασιών, και
§ την αξιολόγηση της βελτίωσης που επιτυγχάνεται, συµπεριλαµβανοµένης της γνώσης που αποκτήθηκε.
Τα ριζοσπαστικά έργα θα πρέπει να εκτελούνται µε τρόπο αποτελεσµατικό και αποδοτικό, µε τη χρήση µεθόδων διαχείρισης έργων. Μετά την ολοκλήρωση των αλλαγών, ένα νέο σχέδιο έργου θα πρέπει να αποτελέσει τη βάση για τη συνέχιση της διαχείρισης των διεργασιών.
Το προσωπικό στην επιχείρηση είναι η καλύτερη πηγή ιδεών για τη βήµα προς βήµα, συνεχή βελτίωση των διεργασιών και συχνά συµµετέχει σε οµάδες εργασίας. Οι βήµα προς βήµα δραστηριότητες συνεχούς βελτίωσης των διεργασιών θα πρέπει να ελέγχονται, για να γίνεται αντιληπτό το αποτέλεσµά τους. Το προσωπικό στην επιχείρηση που εµπλέκεται, θα πρέπει να έχει την αρµοδιότητα, την τεχνική υποστήριξη και τους απαραίτητους πόρους για τις αλλαγές που συνδέονται µε τη βελτίωση.
Η Εταιρία PROSPERITY ΜΕΛΕΤΕΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Ε.Π.Ε. αναλαμβάνει την πλήρη υποστήριξη τόσο ιδιωτικών επιχειρήσεων, όσο και οργανισμών και Φορέων του Δημοσίου, προκειμένου να εγκαταστήσουν και να εφαρμόσουν τις αρχές της Ολικής Ποιότητας.
Θα πρέπει όμως να τονίσουμε ότι χρειάζεται αρκετό χρονικό διάστημα (που ξεπερνάει τα δύο χρόνια) και απαιτούνται από την πλευρά της επιχείρησης ή του Φορέα σημαντικοί πόροι και μεγάλη και επίπονη προσπάθεια προκειμένου οι αρχές της Ολικής Ποιότητας να ενσωματωθούν πλήρως στη λειτουργία, να μεταβάλουν τη νοοτροπία (κουλτούρα), να αποτελέσουν τον καθημερινό και συνειδητοποιημένο τρόπο εργασίας και τελικά να δώσουν χειροπιαστά αποτελέσματα και οφέλη.